中国卒中学会合作项目管理规范要点

为提高中国卒中学会（以下简称“学会”）合作项目管理规范化水平，提高学会相关职能部门、人员的项目管理认知和能力水平，促进项目内外部单位、人员的高效沟通和协作，逐步明确项目管理的流程和各方职责，学会在《合作项目管理办法》的基础上补充制定本规范内容，进一步完善、细化项目管理的原则和要求。

第一章  总则

1.本规范中的“合作项目”是指由学会发起主办、社会力量资助（或“赞助”、“支持”等，学会认为以上词语均为同一内涵）的学术项目，项目类型包括：

（1）组织（会员）参加国内外学术会议；

（2）资助开展科研项目；

（3）征集、评选、表彰、奖励等；

（4）学术交流、研讨会；

（5）学术培训、继续医学教育项目；

（6）患者教育、公众健康教育、科普宣传、公益捐赠；等

2.学会（包括学会下属的分会）主办的学术年会不属于本规范中的“合作项目”。其余类型项目可参照本规范执行。

第二章  项目方案与合同

1.项目方案（经过学会批准的立项申请书，含项目背景、目标、计划和预算等）是学会与赞助单位达成合作的基础，是十分重要的项目文件，学会内部负责立项的部门应充分征询学会秘书长、赞助方、项目牵头专家的意见，达成一致同意后，方可在学会内按流程报审批立项，以推进下一步工作。

2.完整的项目方案应包括如下内容：

（1）项目背景，即申请立项的依据，包括国家政策、学科学术发展动态、学会工作规划、社会舆情、有关各方的现实诉求等；

（2）项目目标及意义，结合学会的核心业务工作规划，针对目前卒中防控工作的不足或待改进之处，提出的有针对性的提升目标，如果提出量化的目标则更有价值，这是学会评估是否立项、项目意义的重要依据；

（3）项目组织机构，包括主办单位、指导单位、协办单位、承办单位、支持单位、第三方单位等，如有多个主办单位的，应明确各主办单位的职权分工；

（4）项目专家组，包括牵头专家、专家组成员、讲师团队成员等名单，或遴选标准、招募办法等；

（5）项目实施计划，包括项目分解工作（筹备、执行、总结）的时间计划、覆盖地区和目标对象计划、项目执行计划等。

（6）项目学术成果，如：新闻通稿及媒体报道文章，用于培训（包括医患及公众）的课件和学术资料，编写的指南、共识、专家意见、文章、报告，其它学术性资料等。

（7）采购与预算。按照《第三方服务采购管理办法》的规定，采购优质的服务供应商提供项目预算，并议价。

3.合同及其附件中的预算明细（或“报价单”等）是各方履行各自职责共同推进项目最重要、最根本的依据文件，任何一项工作的进行都应符合其条款和预算明细的约定，项目管理者要熟悉合同内容，洞悉其中可能存在的单位权益风险点，应提前预见并制定避免风险发生、降低或向第三方转移风险危害的应对方案。

4.合同签署完毕之前，原则上不开展工作；学会及项目管理部门的任何一级管理者决定提前开展工作的，则其须承担可能发生的责任和经济损失风险。

5.关于合同中收、付款的约定，要坚持“先收资助方付款、后付第三方款项”的原则。

第三章  项目管理流程和实施办法

1.项目计划变更管理

（1）当一些影响项目执行的内、外部因素发生变化，或有新的实现项目目标的计划方案，学会项目负责人认为必须调整项目计划时，应及时制定出项目执行调整方案及其相应的预算调整方案，在10个工作日内向有关各方（特别是赞助方）发布《项目计划变更说明（征询意见草案）》，说明变更计划的原因和必要性，充分征询各方意见，在协商得到一致（书面）同意后方可正式公布变更项目计划。

（2）项目牵头专家对项目计划具有决策权。项目计划的变更必须由学会项目负责部门事先征询并得到项目牵头专家的同意。

（3）项目计划的变更属于重大事项，原则上各方均应就认可变更后的项目计划（包括调整后的预算）出具具有法律效应的文件，如：修订原合同，签署补充协议，一方对另一方提出的项目计划变更说明的同意回函等，之后方可按变更后的项目计划执行。

2.学术内容审核、免责管理

（1）项目牵头专家领导下的项目专家组对项目中编辑制作的全部学术资料具有审核义务和权利，项目计划中应列入“审稿”工作计划，并作相应的工作预算，如：召开专家组审稿会，或由项目牵头专家或由其指定的专家及时审阅各种学术资料。统一编写的学术资料经过审阅后方可对外发布和使用。

（2）授课专家对统一发布的学术资料进行自行修改后公开讲授，自负文责。此条约定应在事先对外发布的项目计划中予以说明公示，并在向授课专家提供学术资料时予以说明。

3.项目牵头专家的聘任

在项目立项之初，学会项目管理部门可向项目牵头专家发放“聘任证书”或发送聘任通知。

4.专家组专家、会议主席、授课专家的聘任

（1）专家组专家名单由项目牵头专家在立项之初审定，由项目牵头专家和学会项目管理部门联合邀请，在征得其同意后发放“聘任证书”或发送聘任通知。

（2）会议主席由专家组专家推荐，由会务组代表专家组和学会项目管理部门联合邀请，在征得其同意后发送邀请通知。

（3）授课专家由专家组专家或会议主席推荐和邀请，在征得其同意后发放“聘任证书”或发送聘任通知。

第四章  相关方的定位与职责

1.相关方是指所有会影响项目执行计划制定、合同签署、项目执行的有关的单位、部门及人员。包括：

（1）学会：学会领导，项目负责部门及人员；

（2）专家组：项目牵头专家，专家组专家，大会主席和授课专家；

（3）赞助方：项目负责部门及人员，监管部门；

（4）执行方：项目执行部门及人员，监管部门。

2.在制定项目计划时，各相关方均应明确己方及工作人员的定位与工作职责。

3.学会的定位与职责

学会作为项目的主办方，负责整合各方资源和建议，确定项目计划，签署合同，推进和监管项目执行。

（1）学会秘书长负责审议立项申请、合同签署、定期听取项目进展汇报、听取总结报告；

（2）项目负责部门及人员负责制定项目计划、联系和聘任牵头专家和专家组专家、协商项目合同、对外发布通知公告宣传稿等、监管项目进展、变更项目计划、总结和评估项目、结算和收付款。

4.专家组

项目牵头专家和专家组专家是决定项目成功与否的关键因素，负责学术把关，对项目实施有关键的建议和决定作用。

（1）项目牵头专家负责审定项目计划，审定专家组专家名单，组织审阅学术资料；

（2）专家组专家负责审阅学术资料，邀请会议主席和授课专家；

（3）大会主席负责推荐和邀请授课专家，组织召开项目计划中的学术会议。

第五章  项目执行

1.执行方应根据项目方案制定项目执行计划和SOP（执行标准流程），由学会项目负责人审批通过后留存；若项目后续有计划变更，则由项目组提前发给学会项目负责人项目变更计划，审批通过并留存。

2. 执行方在项目开展前需要对所有项目组成员和执行人员进行项目SOP的培训，规范项目执行流程，清晰职责。并发送培训报告给学会项目负责人，做为项目资料留存。

3.执行方应定期（月或季度、年末）提供项目进展报告，报告应包含项目执行进展及支出情况，学会项目负责人审批后并留存，年度报告同时提交财务部留存。

4.项目执行过程中，学会项目负责人应该按照项目计划严密跟踪项目财务进展，要求执行方按照时间计划完成项目，并按照合同约定要求赞助方按照付款进度付款。应避免出现付款迟滞和付款进度晚于执行进度的情况。学会严格禁止垫付赞助方款项。

5.在执行过程中，各相关方谨守本职，不越权决策，及时通报发现的问题，并提出解决方案的建议；

第六章  项目结束，归档与总结

1.项目档案是项目进行中产生的所有资料，是进行项目结算的重要支持文件，是总结项目成功与否的和对今后项目有重要借鉴意义的材料。项目执行完成后，执行方负责人应及时整理提交项目档案，经学会项目负责人审核后归档保存。

2.项目总结报告是项目执行结束的标志性文件，各方均应就项目的开展进行全面回顾，包括：项目的实施概况，参与者反馈的评价和意见，预期目标（项目考核指标）的达成情况。优秀的总结报告应该真实客观地总结项目经验与不足，改进项目模式和目标、创新形式和内容、规避执行风险的建议。

3.学会项目管理部门对项目进行综合评价，延续开展优秀项目，打造有影响力的品牌项目。