中国卒中学会学术发展部第三方服务采购与管理要点

第一章 总则

第一条 目的与宗旨

为进一步规范中国卒中学会（以下简称“学会”）与第三方服务机构的合作管理工作，提升项目执行效率，有效规避合作风险，切实保障学会利益，依据“以项目为中心、依法合规从严管理、推动高质量发展”的总体要求，结合学会工作实际，特制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于学术发展部所有项目的第三方服务采购及管理工作。

第三条 定义与范畴

本制度所称“合作第三方服务”，系指学会及其分会等各项目通过正式采购程序选定并签订合同或协议，由企业或个体承担的具体工作。

“合作第三方服务管理”则涵盖从采购选择、合同签订、日常监督、内容调整、合同变更至终止的全过程管理。

第四条 管理原则

依法合规：严格遵守国家法律法规及学会规章制度，确保采购与管理活动合法合规。

公平公正：在采购与管理过程中，坚持公平、公正、公开原则，确保竞争环境健康有序。

高效优质：通过专业分工与资源整合，提升项目执行效率与服务质量。

保密安全：严格遵守保密协议与行为准则，确保学会信息与数据安全。

持续改进：建立动态管理机制，根据项目实际与第三方服务表现，及时调整管理策略，实现优胜劣汰。

第二章 职责分工

第五条 第三方服务角色

学会将部分项目内容委托给具备专业能力的第三方服务公司执行，旨在利用其专业优势提升项目整体效率与质量，包括但不限于项目策划、会议组织、宣传推广、教材编写、视频制作及网站建设等。

第六条 学会主体责任

学会作为合作第三方服务工作的主体责任单位，负责合同签订、日常监管、年度评审、内容调整、合同变更、约谈、终止或延续等全流程管理，并及时上报、整改与落实相关问题。

第七条 行政与财务部职责

作为采购与财务管理的审核部门，负责审核第三方服务公司的资质、营业范围，评估财务风险，审核费用、收付款方式及发票管理，并提出合理化建议，最终采购结果需经秘书长办公会决议。

第八条 学术发展部职责

作为业务评审的审核部门，负责审核合同条款中的业务部分，包括工作标准、内容与管理方式；负责日常监管、年度评审、内容调整、合同变更、约谈及终止合作等业务事项；同时负责与第三方服务公司的对接与联系。

第三章 管理流程与方式

第九条 管理阶段划分

第三方服务管理分为合同签订、日常审核、年度评审、内容调整、函询约谈及终止或延续合作六个阶段。

第十条 合同签订阶段

选定服务商：严格按照采购规定选定第三方服务公司。

条款协商：需求部门与分支机构与服务商协商合同条款，明确工作内容、标准、费用及支付方式等。

审批签订：合同草案经法务、相关部门及主管领导审批后，正式签订合同。

第十一条 日常审核阶段

工作考核：重点考核工作技能、服务质量、完成及时性、客诉情况及费用合理性。

合规检查：检查服务内容与执行是否合规，证照是否齐全，安全操作是否达标，总结与档案材料是否完备。

资质与费用：核实服务商资质，检查合同签订与费用使用是否合规。

问题处理：发现违规或投诉，立即启动约谈、处罚或解除合同程序。

第十二条 年度评审阶段

每两年，学术发展部、行政与财务部联合组织对第三方服务公司进行全面评审，评估服务质量、时间、效率及违规情况，决定是否延续合作，并在官网公示。

第十三条 内容调整阶段

根据项目需求与执行情况，需求部门与分支机构可提出内容调整，与服务商协商一致后，出具调整文件或补充签订合同，并按新内容组织实施。

第十四条 函询约谈阶段

日常约谈：针对工作表现或过失，随时进行函询或约谈，要求整改并留存记录。

年底约谈：年度评审存在问题时，行政与财务部进行约谈，提醒警示并跟进整改。

第十五条 终止或延续合作阶段

需求部门与分支机构提出终止或延续合作意见，依法依规上报并解除或续签合同。

原服务商解除或临时替换时，需上报秘书长办公会审批后执行。

第四章 考核与问责

第十六条 管理责任

管理人员应依法依规、客观公正履行职责，接受监督。

对管理不善、员工反映强烈或对违法采购行为查处不力的，追究相关人员责任，视情况给予警告、诫勉谈话、调离岗位或过失处理。

第十七条 违规处理

对“吃拿卡要”、弱化管理等行为，或导致严重投诉、经济损失、品牌受损或服务品质下降的，追究相关人员责任，视情况给予相应处分。